Chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo đúng quy định pháp lý

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) ra đời và dần thay thế cho các hóa đơn giấy mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp cũng như khách hàng. Tuy nhiên, một số trường hợp khách hàng vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy để thực hiện một số công việc: chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa; phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với cơ quan chức năng (Theo TT số 32/2011/TT-BTC của BTC quy định); Thanh toán chi phí khám chữa bệnh BHYT (Theo CV 3991/BHX-TCKT) … Nhưng cách chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo đúng pháp lý như thế nào?

Nguyên tắc chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy

Căn cứ quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính quy định:

Người bán hàng hóa được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4 và phải có chữ kí đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán. HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều này.

Điều kiện chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy theo đúng pháp lý

HĐ ĐT chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Phản ánh toàn vẹn nội dung của HĐĐT gốc;
Có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy

Giá trị pháp lý của các HĐĐT chuyển đổi

HĐĐT chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.

Mẫu hóa đơn chuyển đổi từ PM EFY- IHoaDon

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy
Ngày 12 tháng 09 năm 2018 Chính phủ ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP (hiệu lực thi hành từ 02/01/2020) không còn quy định về hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT, nhưng Nghị định cũng cho phép tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân được chuyển đổi HĐĐT sang chứng từ giấy nhưng phải đảm bảo điều kiện:
– HĐĐT hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy. Việc chuyển đổi HĐĐT thành chứng từ giấy phải đảm bảo sự trùng khớp giữa nội dung của HĐĐT và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
– HĐĐT được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chi có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT.

Theo EFY Việt Nam