Một số trường hợp sau khi bên bán xuất hoá đơn, khách hàng yêu cầu trả lại hàng hoá hoặc sửa lại nội dung hoá đơn điện tử thì kế toán doanh nghiệp cần nắm rõ từng trường hợp để thực hiện huỷ hoá đơn điện tử đã kê khai đầu ra đối với hoá đơn chưa gửi khách hàng, chưa kê khai thuế GTGT hay đã kê khai thuế đầu ra chính xác.
Hủy hóa đơn đã kê khai đầu ra
- Căn cứ pháp lý huỷ hoá đơn điện tử đã xuất
- Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định rõ:
Điều 17: Xử lý thu hồi hóa đơn đã lập
1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập được giao cho người mua nếu phát hiện lập sai, hoặc theo yêu cầu của một bên, hàng hóa, dịch vụ đã mua bị trả lại hoặc bị đòi lại, hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn lập sai, hoặc hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ bị trả lại, bị đòi lại và lưu giữ hóa đơn tại người bán.
Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được nội dung lập sai hoặc lý do đòi lại, trả lại hàng hóa, dịch vụ và các thỏa thuận bồi thường giữa hai bên (nếu có).”
- Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung xử lý hoá đơn như sau:
Điều 9: Xử lí đối với hóa đơn điện tử đã lập
1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
- Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”
- Căn cứ Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính:
Điều 20: Xử lý đối với hóa đơn đã lập
1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
4. Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.”
- Khoản 2.8 Phụ lục 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC
2.8. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có).
Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.”
EFY Việt Nam sẽ hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức thực hiện quy trình xử lý hoá đơn điện tử theo mỗi trường hợp riêng đúng quy định của pháp luật, cụ thể như sau:
Trường hợp huỷ hoá đơn điện tử đã xuất chưa gửi khách hàng
Áp dụng đối với trường hợp kế toán doanh nghiệp, tổ chức thực hiện xuất hoá đơn, ký điện tử nhưng kịp thời phát hiện ra sai sót trước khi chưa gửi khách hàng, hoặc đơn vị chưa kịp gửi hoá đơn cho khách hàng thì phát sinh thay đổi về việc khách hàng huỷ hợp đồng, không nhận hàng hoá.
Như vậy, đơn vị thực hiện lập biên bản thoả thuận huỷ/thu hồi hoá đơn điện tử vừa lập có ghi rõ nội dung giải trình và tự ký, đóng dấu, lưu trữ. Do hoá đơn điện tử đã xuất chưa được gửi cho bên mua nên biên bản thoả thuận không cần thiết có chữ ký của người mua, đơn vị tự cam kết chịu trách nhiệm về nội dung này.
Trường hợp thông tin trên hoá đơn điện tử cũ bị sai sót thì đồng thời với việc lập biên bản thoả thuận huỷ/thu hồi hoá đơn cũ còn kèm theo xuất bổ sung hoá đơn thay thế với nội dung chính xác.
Trường hợp huỷ hoá đơn điện tử đã xuất nhưng chưa kê khai thuế GTGT đầu ra
Hoá đơn điện tử đã xuất, ký điện tử, gửi cho khách hàng phát hiện có sai sót hoặc bên mua trả lại hàng hoá, huỷ dịch vụ nhưng cả hai bên chưa kê khai thuế GTGT thì thực hiện như sau:
Lập bộ hồ sơ bao gồm:
- Văn bản thoả thuận về việc huỷ/thu hồi hoá đơn điện tử sai sót được ký điện tử hoặc ký đóng dấu đỏ của hai bên
- Hoá đơn điện tử thay thế: tại Hoá đơn điện tử thay thế có ghi “Hoá đơn này thay thế cho hoá đơn số …ký hiệu…ngày/tháng/năm”
Trường hợp đặc biệt thông tin bị sai là tên, địa chỉ của bên mua nhưng mã số thuế không thay đổi thì kế toán doanh nghiệp, tổ chức có thể thực hiện theo hướng dẫn của Thông tư 26/2015/TT-BTC chỉ lập văn bản thoả thuận điều chỉnh giữa hai bên mà không cần lập hoá đơn mới thay thế.
Trường hợp huỷ hoá đơn điện tử đã xuất, đã kê khai thuế GTGT đầu ra hoặc bên mua đã kê khai thuế GTGT đầu vào
Đối với hoá đơn điện tử sau khi hai bên kê khai thuế GTGT mới phát hiện ra sai sót, hoặc bên mua trả lại một phần/toàn bộ hàng hoá đã mua thì thực hiện xử lý như sau:
- Trường hợp phát hiện ra sai sót: Hai bên thực hiện ký văn bản thoả thuận điện tử hoặc giấy; xuất hoá đơn điện tử điều chỉnh mới. Kế toán cần lưu ý tại Hoá đơn điều chỉnh giảm không được ghi số âm.
- Trường hợp bên mua trả lại một phần/toàn bộ hàng hoá: Kế toán bên mua xuất hoá đơn trả lại hàng bán cho bên bán có ghi rõ “Hàng hoá trả lại cho người bán do sai quy cách, không đảm bảo chất lượng”.
- Trường hợp người mua là đối tượng không có hoá đơn thì bên bán phải huỷ hoá đơn theo biên bản thoả thuận có ký xác nhận hai bên. Hoá đơn điện tử đã huỷ phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu.
Để lại một phản hồi