Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử và những điều cần lưu ý

Thay vì lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thủ công, khi đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử thì thông tin hóa đơn sẽ được lấy dự liệu tự động và cập nhật vào báo cáo. Thông tin bài viết sẽ trao đổi những lưu ý báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan Thuế đang tồn tài 2 loại hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn có mã xác thực của Cơ quan Thuế theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC ngày 23/06/2019. Đơn vị sử dụng hóa đơn có xã xác thực khi xuất hóa đơn đều Cơ quan Thuế cấp và phê duyệt trước khi thực hiện gửi khách hàng. Dữ liệu về hóa đơn có mã đều do cơ quan Thuế quản lý và cập nhật thường xuyên từ phía đơn vị. Vì vậy, hóa đơn có mã xác thực cơ quan Thuế sẽ không lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26).
• Hóa đơn không có mã của Cơ quan Thuế (dịch vụ hóa đơn điện tử) đơn vị áp dụng nguyên tắc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như hóa đơn giấy.

Tuy nhiên có một số điểm lưu ý khi đơn vị lập báo cáo cho hóa đơn điện tử để tránh những sai sót và rút ngắn thời gian kê khai như sau:

1. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được căn cứ vào số lượng hóa đơn được đăng ký với Cơ quan Thuế.

Đối với doanh nghiệp được phép sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy hoặc áp dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử thì thể hiện rõ trên báo cáo với từng loại hóa đơn đã đăng ký.

Thời gian thiết lập của kỳ xuất hóa đơn do đơn vị chủ động thiết lập và phần mềm sẽ kiểm tra và cảnh báo tình trạng những hóa đơn chưa gửi khách hàng, hóa đơn thay thế, … để hoàn thiện hồ sơ.

2.Phân biệt nội dung “Xóa bỏ” và “Hủy” trọng mục số sử dụng, xóa bỏ, hủy trong kỳ.

Thông thường những lỗi thường gặp tại BC26 phát sinh do đơn vị chủ động kê khai hoặc kê phát sinh sai so với hướng dẫn.  Ví dụ phân biệt 2 khái niệm thể hiện trọng BC26 như sau:

• Mục “Xóa bỏ” trong báo cáo là những hóa đơn điện tử đã lập trong kỳ mà bị sai sót thì đơn vị thực hiện nghiệp vụ xóa, thay thế hóa đơn.
• Mục “Hủy” trong báo cáo là khi đơn vị thực hiện hủy hóa đơn trong một số trường hợp: hủy bỏ dải số hóa đơn chưa dùng hết, thay đổi mẫu hóa đơn, thay đổi hoặc xác nhập cơ quan Thuế, …

Vì vậy, để đảm bảo tính chính xác, phần mềm đã tự động phân biệt nghiệp vụ “Xóa” và “Hủy” trong BC26 để hỗ trợ đơn vị trong quá trình tổng hợp và báo cáo.

3.Sau khi kiểm tra và hoàn thiện thông tin trên báo cáo và bổ sung các biên bản để xác định các hóa đơn được xuất trong quý đảm bảo tính chính xác và đầy đủ căn cứ pháp lý. Đơn vị thực hiện kết xuất file xml ngay trên phần mềm để nộp lên cơ quan Thuế quản lý.

4.Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phục vụ hoạt động quản trị của doanh nghiệp

Đối với kế toán việc ngoài hoạt động báo cáo theo quy định pháp luật thì thường phải lập loại báo cáo theo doanh thu của khách hàng, theo nhóm cộng tác viên để hỗ trợ công tác kinh doanh.

(Báo cáo tổng hợp doanh thu theo nhóm khách hàng)

(Báo cáo theo biểu đồ doanh thu nhóm khách hàng, cộng tác viên)

Đối với một số quy định Cục Thuế, Chi Cục Thuế có những hướng dẫn khác nhau để phù hợp với đặc thù đơn vị. Do đó để đảm bảo tính chính xác nghiệp vụ đơn vị hãy liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ hoặc liên hệ với EFY Việt Nam để được hỗ trợ qua tổng đài 19006142 phím 2 để được hướng dẫn.

EFY Việt Nam

Hỗ trợ toàn bộ thủ tục đăng ký sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế tại đây

Hotline: 0947660321