Hướng dẫn thủ tục tham gia Bảo hiểm xã hội lần đầu cho Doanh nghiệp mới nhất

Khi mới thành lập, việc hoàn thiện các thủ tục pháp lý liên quan đến người lao động luôn là thách thức lớn đối với nhiều chủ doanh nghiệp. Trong đó, việc tuân thủ các quy định về Bảo hiểm xã hội (BHXH) không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính mà còn thu hút và giữ chân nhân tài.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ A đến Z toàn bộ thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp, giúp bạn nắm rõ quy trình và triển khai nhanh chóng nhất.

1. Thời hạn bắt buộc phải Đăng ký tham gia BHXH

Theo quy định pháp luật hiện hành, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, doanh nghiệp phải có trách nhiệm nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động. Việc chậm trễ kê khai có thể dẫn đến các khoản phạt nặng và truy thu lãi suất chậm nộp.

2. Chi tiết hồ sơ đóng Bảo hiểm xã hội cho Công ty mới thành lập

Một bộ hồ sơ chuẩn xác là yếu tố tiên quyết để cơ quan BHXH duyệt yêu cầu của doanh nghiệp một cách nhanh chóng. Dưới đây là danh mục các biểu mẫu bắt buộc trong bộ hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội cho công ty mới thành lập:

Mã Biểu Mẫu	Tên Giấy Tờ Chi Tiết	Trách Nhiệm Kê Khai
Mẫu TK3-TS	Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT.	Doanh nghiệp
Mẫu D02-LT	Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT.	Doanh nghiệp
Mẫu TK1-TS	Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.	Người lao động (nếu chưa có mã số BHXH)
Bản sao y	Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép kinh doanh.	Doanh nghiệp
Hợp đồng	Bản sao Hợp đồng lao động của các nhân sự tham gia đóng BHXH.	Doanh nghiệp

Lưu ý: Mọi biểu mẫu phải là phiên bản mới nhất do BHXH Việt Nam ban hành. Việc điền sai thông tin ở bước này là nguyên nhân chính khiến hồ sơ bị trả về.

3. Hướng dẫn cách Đăng ký Mã đơn Vị BHXH lần đầu

Trước khi báo tăng lao động, doanh nghiệp bắt buộc phải có mã số định danh do cơ quan BHXH cấp. Hiện nay, cách đăng ký mã đơn vị bhxh lần đầu đã được thực hiện 100% qua phương thức giao dịch điện tử. Bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị Chữ ký số (Token): Đảm bảo chữ ký số của doanh nghiệp đang hoạt động tốt và đã được cài đặt lên máy tính.
• Bước 2: Chọn nền tảng kê khai: Truy cập Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc sử dụng các phần mềm kê khai uy tín (I-VAN) như phần mềm EFY.
• Bước 3: Lập tờ khai TK3-TS điện tử: Điền đầy đủ thông tin về tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại và email liên hệ trực tiếp trên phần mềm.
• Bước 4: Ký số và Gửi hồ sơ: Cắm USB Token, ký số điện tử và nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH cấp Quận/Huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Bước 5: Nhận kết quả: Sau 1 đến 3 ngày làm việc, hệ thống sẽ gửi “Mã đơn vị” về địa chỉ email mà doanh nghiệp đã đăng ký.

4. Các Bước Báo Tăng Lao Động Và Hoàn Tất Thủ Tục

Sau khi đã sở hữu mã đơn vị, bạn tiếp tục thực hiện các bước sau để hoàn thiện toàn bộ thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp:

• Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội EFY bằng Mã đơn vị vừa được cấp.
• Bước 2: Lập hồ sơ báo tăng lao động (Hồ sơ 600 hoặc 600a tùy theo phần mềm). Điền thông tin nhân sự vào Mẫu D02-LT và Mẫu TK1-TS (đối với nhân sự mới).
• Bước 3: Ký điện tử và gửi hồ sơ sang cơ quan BHXH.
• Bước 4: Theo dõi trạng thái hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, sau khoảng 5 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ trả kết quả phê duyệt và cấp Sổ BHXH, Thẻ BHYT cho người lao động.
• Bước 5: Doanh nghiệp căn cứ vào thông báo (Mẫu C12-TS) để tiến hành đóng tiền BHXH tháng đầu tiên qua tài khoản ngân hàng của cơ quan bảo hiểm.

5. Dịch vụ Hỗ trợ làm hồ sơ Đăng ký tham gia BHXH trọn gói – Tiết kiệm thời gian, Tối ưu chi phí

Mặc dù quy trình đã được điện tử hóa, nhưng thao tác trên phần mềm kê khai, việc xác định đúng tỷ lệ trích đóng, hoặc xử lý khi hệ thống báo lỗi vẫn làm mất rất nhiều thời gian của bộ phận Hành chính – Nhân sự.

Để quá trình này diễn ra suôn sẻ và chính xác 100%, dịch vụ hỗ trợ làm hồ sơ BHXH của chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn với các cam kết:

• Tư vấn chi tiết, cá nhân hóa theo tình hình thực tế và quy mô nhân sự của doanh nghiệp.
• Trọn gói soạn thảo, nộp hồ sơ và giải trình với cơ quan BHXH từ A-Z.
• Thời gian xử lý siêu tốc, nhận mã đơn vị và thẻ BHYT đúng hẹn.
• Chi phí minh bạch, không phát sinh, bàn giao toàn bộ kết quả tận nơi.

Đừng để những thủ tục hành chính phức tạp làm chậm tiến độ kinh doanh của bạn. Liên hệ ngay với chúng tôi qua số Hotline – Zalo 0947660321 để được tư vấn miễn phí ngay hôm nay!

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Công ty có 1 giám đốc không nhận lương thì có phải đóng BHXH không?

Nếu Giám đốc là người đại diện pháp luật, có tên trong đăng ký kinh doanh nhưng không hưởng lương thì không thuộc đối tượng bắt buộc tham gia BHXH. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có văn bản chứng minh việc không nhận lương.

Tỷ lệ đóng BHXH hiện nay là bao nhiêu?

Tổng tỷ lệ đóng là 32%, trong đó doanh nghiệp đóng 21.5% và người lao động trích từ lương 10.5%. Mức đóng này dựa trên mức lương cơ bản được ghi trong hợp đồng lao động.

Có thể nộp hồ sơ BHXH bản giấy được không?

Hiện tại, hầu hết các cơ quan BHXH đều yêu cầu doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử thông qua chữ ký số. Hồ sơ giấy chỉ áp dụng cho một số trường hợp đặc biệt, bất khả kháng.

Nội dung liên quan