Hoá đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp – Cách kiểm tra

Hiện nay, rất nhiều bạn kế toán khi nhận hóa đơn đầu vào thường có thói quen hạch toán ngay mà không kiểm tra xem hóa đơn có hợp lệ, hợp pháp không? Điều này dẫn đến việc bị phạt khi thanh tra, kiểm tra, hóa đơn không được tính chi phí…Chính vì thế, EFY Việt Nam xin hướng dẫn các bạn phân biệt hóa đơn hợp lệ là gì, hợp pháp là gì?

Thế nào là hóa đơn hợp lệ, hợp lý?

Văn bản tham khảo:

• Khoản 1 điều 5 thông tư 119/2014/TTBTC
• Khoản 3 điều 3 Thông tư 39/2014/TTBTC
• Điều 3, điều 6 Thông tư 32/2011/TTBTC
• Thông tư 176/2016/TTBTC (Xử phạt hành chính về vi phạm hóa đơn)

1.Hóa đơn hợp lệ là gì?

Hóa đơn hợp lệ là phải phù hợp với các thông lệ, hóa đơn đảm bảo đủ các nội dung, chỉ tiêu yêu cầu trên hóa đơn được quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và thông tư 32/2011/TT-BTC:

• Tên loại hóa đơn (Giá trị gia tăng, bán hàng …)
• Ký hiệu
• Mẫu số
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua
• Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, số tiền bằng số, chữ.
• Ngày tháng năm lập hóa đơn
• Người mua, người bán ký ghi rõ họ tên (Hóa đơn giấy đặt in, tự in…). Nếu không có chữ ký giám đốc thì phải có chữ ký người đại diện ủy quyền và đóng dấu treo góc trên bên trái hóa đơn.
• Chữ ký số người bán (Hóa đơn điện tử)
• Chữ ký số người mua là đơn vị kế toán nếu không có hồ sơ khác chứng minh việc cung cấp dịch vụ, hàng hoá
• Thông tin đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử, đặt in.

Hóa đơn hợp lệ là căn cứ xác định xem hóa đơn đó có được tính vào chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế TNDN. Ngoài ra, kế toán phải căn cứ dữ liệu trên hoá đơn xác định:

• Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …)
• Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị ; tiền ăn trưa của mỗi người lao động: 680.000đ/ng/tháng; chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm; chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi; chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng… )
• Những hóa đơn trên 20 triệu phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế và tính vào chi phí.

2.Hóa đơn điện tử hợp pháp là gì?

Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đã được doanh nghiệp, tổ chức làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn và được cơ quan thuế chấp nhận. Nếu doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng hóa đơn thì hóa đơn đó sẽ bị coi là hóa đơn bất hợp pháp.

Kế toán có thể thực hiện tra cứu hóa đơn hợp pháp tại Cổng thông tin tra cứu hoá đơn của Tổng cục Thuế: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html

Chi tiết tham khảo tư vấn hóa đơn điện tử:

Công ty cổ phần công nghệ tin học EFY Việt Nam

Hotline: 0947 660 321